Darbo užmokesčio skaičiavimas augančioje organizacijoje: integruoti apskaitos sprendimai

Rinkoje šiuo metu yra daugybė darbo užmokesčio (DU) apskaitos sistemų – vienos įmonės pasirenka naudoti vieną ir tą pačią, kurioje yra atliekama įmonės apskaita, kitos įmonės – atskiras apskaitos ir DU skaičiavimo sistemas. Taip pat yra įmonių, kurios vis dar skaičiavimus atlieka ne sistemose, o į pagalbą pasitelkia paprastas ir visiems prieinamas priemones: internete pasiekiamas skaičiuokles ar netgi seną gerą „Excel“ skaičiuoklę.

Svarbu: DU skaičiavimo tikslumas

Dažnu atveju, kol apimtys yra nedidelės, nekyla klausimas, kokį būdą ir sistemą būtų geriausia pasirinkti, nes visi modeliai veikia pakankamai sklandžiai. Visgi organizacijai augant atsiranda skirtingų ir kompleksiškų procesų, kuriuos suderinti tampa imlu laikui ir kaštams, o galiausiai atsiranda ir nemaža klaidų tikimybė.

„Noewe“ grupei priklausančios finansų ir apskaitos paslaugų įmonės „Nordgain“ verslo vystymo vadovas Ernestas Švoba atkreipia dėmesį, kas yra itin svarbu šiuolaikiškai organizacijai skaičiuojant atlyginimus: Pasak jo, šiandieninėje darbo rinkoje darbdavio įvaizdis daug lemia, siekiant pritraukti naujų talentų ir išlaikyti esamus. Darbuotojas, rinkdamasis darbdavį, atidžiai vertina įmonės stabilumą, patikimumą bei viešumoje kuriamą įvaizdį. Laiku mokamas ir teisingai apskaičiuotas darbo užmokestis yra svarbi dedamoji priimant karjeros sprendimą, ir nors tai labiau vidinis įmonės procesų rodiklis, kalbos apie nemokų darbdavį pasklinda žaibo greičiu.

„Turbūt esate susidūrę ar girdėję situacijų, kuomet įmonės buhalterija atlyginimus perskaičiuoja keletą kartų dėl atrastų neatitikimų, laiku nepateiktų dokumentų ar kitų aplinkybių. Įmonių personalo vadovai kelia buhalteriams tikslus suskaičiuoti atlyginimus išvengiant klaidų ir pagal sutartą terminą. Visgi augančiai organizacijai kartais tai išties sudėtinga, nes sulig sparčiai didėjančiu darbuotojų skaičiumi iššūkių kyla ne tik buhalterijoje, bet ir turimos sistemos pritaikomume skaičiuoti atlyginimus netipiniams atvejams“, – komentuoja E. Švoba.

Integruotų apskaitos sistemų privalumai

„Noewe“ grupės procesų automatizavimo paslaugų vadovė Aistė Armanavičiūtė priduria, kad augant darbuotojų skaičiui rekomenduojama naudoti integruotas apskaitos sistemas.

„Besiplečiančiai įmonei artėjant link triženklio darbuotojų skaičiaus ar jį viršijant, rekomenduotina naudoti integruotas apskaitos sistemas, kuriose yra personalo apskaitos ir dokumentų valdymo moduliai. Šie moduliai itin svarbūs pereinant prie modernios skaičiavimo metodikos, kuri leidžia optimizuoti procesus. Procesai optimizuojami ir struktūrizuojami suteikiant darbuotojams arba jų įgaliotiems asmenims prieigą prie jų asmeninės savitarnos portalo paskyros, joje galima matyti darbo užmokesčio informaciją, pildyti prašymus, kurie portale tvirtinami vadovų ir vėliau nukeliauja tiesiai į buhalteriją. Šis modulis leidžia visiškai atsisakyti popierinių dokumentų ir sutaupyti reikšmingą personalo skyriaus darbuotojų laiko dalį“, – sako A. Armanavičiūtė.

Naudojant personalo valdymo sistemą užtikrinamas svarbus darbo užmokesčio skaičiavimo aspektas – tikslumas. „Įprastai mėnesio pradžioje buhalteriją pasiekia daug skenuotų ar popierinių personalo dokumentų, kuriuos tenka rankiniu būdu suvesti į darbo užmokesčio skaičiavimo sistemą. Dėl dokumentų, kuriuos reikia suvesti į sistemą per vieną ar kelias dienas, gausos iškyla žmogiškų klaidų rizika, tokių kaip netiksliai suvesti duomenys, neatitikimai ar net praleistas svarbus dokumentas. Naudojant personalo valdymo sistemą, visi dokumentai buhalteriją pasiekia akimirksniu ir šiuo atveju dingsta klaidų tikimybė perduodant informaciją“, – patirtimi dalijasi apskaitos ekspertė.

Renkantis darbo užmokesčio skaičiavimo sistemą svarbu atkreipti dėmesį į joje esančius funkcionalumus ir jų pritaikymą specifiniams poreikiams – suminei darbo laiko apskaitai, nestandartiniams darbo grafikams, papildomų naudų ar darbo užmokesčio priedų skaičiavimams, personalo kaštų skirstymui pagal vadovybės poreikį. Taip pat svarbu pabrėžti, kad personalo dokumentų valdymo sistemos suteikia įmonės ar personalo vadovams galimybę matyti personalo / darbo užmokesčio tendencijas ir pasikeitimus pasitelkiant BI (angl. business intelligence) analitiką“, – vardija A. Armanavičiūtė.

„Noewe“ finansų ir apskaitos paslaugų ekspertai atkreipia dėmesį, kad paskutinį dešimtmetį yra pastebimos tendencijos, jog didesnės įmonės darbo užmokesčio skaičiavimą stengiasi maksimaliai automatizuoti ir modernizuoti arba patiki šią užduotį išoriniams paslaugų teikėjams, turintiems tiek išvystytas automatizuotas darbo užmokesčio sistemas, tiek išugdytą kvalifikuotą personalą joms naudoti.

Straipsnio autoriai:

Ernestas Švoba, „Noewe“ grupės įmonės „Nordgain“ vyresnysis komandos vadovas;
Aistė Armanavičiūtė, „Noewe“ grupės įmonės „Nordgain“ procesų automatizavimo paslaugų vadovė.