Karantino pėdsakai apskaitoje: profesionalumas ir lankstumas įgijo naują reikšmę
Pandemija ir su tuo susiję karantino suvaržymai ryškiausiai smogė verslams, kurių pagrindinė misija – svetingai atidaryti duris klientams: viešbučiams, kavinėms, restoranams, nedidelėms parduotuvėms. Šio supurtymo fone tyliai savo darbą dirbo ir netikėtomis aplinkybėmis naujų išeičių ieškojo apskaitos sektorius, įprastai viešumoje beveik nematomas. Sprendimai buvo rasti ir įkūnyti, o įmonės suprato: apskaitos srityje visada reikia turėti planą B. Tam atvejui, jei drastiškai keisis mokestinė bei darbo sąlygų aplinka ar galbūt net finansų ar apskaitos specialistą teks atleisti.
Karantinas Lietuvoje sutapo su laikotarpiu, kuomet finansines ataskaitas turėjo pateikinėti įmonės, kurių finansiniai metai sutampa su kalendoriniais. Tuo pačiu metu užgriuvo papildomi darbai – prastovų įforminimas, prašymų dėl subsidijų teikimas. Mūsų įmonė apskritai atsidūrė išskirtinėje situacijoje – kaip tik diegėme naują modernią sistemą, ir karantinas niekaip negalėjo tapti kliūtimi jai įsibėgėti.
Norėtųsi apibendrinti, ko išmokome ir tuo pasidalinti su įmonėmis, juk kiekvienai iš jų finansų tvarkymas – esminė veiklos dalis. Karantino laikotarpiu pajutome, kad apskaitos paslaugų poreikis tarsi susvyravo: vienoms įmonėms, sumažėjus apyvartoms, šių paslaugų reikėjo mažiau, kitoms, kurioms buvo aktualu trumpuoju laikotarpiu pakitusios darbo sąlygos ir valstybės paramos poreikis – paslaugų reikėjo daugiau. Vienintelė sąvoka susiklosčiusiai padėčiai įvardinti buvo „neapibrėžtumas“, taigi įmonės rinkosi du kelius – laukti, kol aiškumo bus daugiau; arba sukurti planą B tam atvejui, jei netikėtai reikės pavaduoti įmonės finansininką ar kardinaliai keisis įmonės finansinė padėtis.
Teko peržiūrėti veiklos principus
Paties apskaitos sektoriaus viduje sukrėtimus labiausiai pajuto tos apskaitos bendrovės, kurios aptarnavo labiausiai koronaviruso paveiktų sričių įmones – viešbučius, sporto klubus, maitinimo įstaigas. Geriausiai laikėsi tos, kurios buvo iš anksto pasirengusios darbui nuotoliniu būdu ir pasirūpinusios sistemomis, kompiuteriais, darbuotojų efektyvumo dirbant per nuotolį palaikymu. Kaip ir kituose sektoriuose, taip ir apskaitoje teko peržiūrėti efektyvumo rodiklius, atsisakyti nebūtinų ar perteklinių funkcijų. Vis dėlto apskaitos rinka išliko gyvybinga, joje ir toliau auga išorei teikiamų paslaugų potencialas.
Per tuos sunkius tris mėnesius išryškėjo didesnis išorėje įsigyjamų apskaitos paslaugų (out-source) poreikis. Galime daryti prielaidą, kad kai kurios įmonės peržiūrėjo veiklos efektyvumą ir, tikėtina, nusprendė, kad trijų ar daugiau žmonių finansų skyriuje nebereikia. Finansininko vaidmuo įmonėje mažėjo ir tais atvejais, kuomet verslo veiklos apimtys susitraukė.
Išaugo profesionalių buhalterinių paslaugų poreikis. Kuomet vyrauja tipinės, standartinės procedūros, įmonėms patogu dirbti vien viduje. Tačiau vykstant staigiems ir didelės apimties pokyčiams, tokiems, kaip darbo teisės pakeitimai, įmonių finansavimo ir lengvatų klausimai, įmonių vidiniams buhalteriams tampa sudėtinga į visa tai greitai reaguoti ir pasiūlyti vadovams sprendimus čia ir dabar, nes einamieji darbai taip pat negali sustoti.
Daugelis įmonių suprato, kad kartais kur kas efektyviau kliautis išorės pagalba, kadangi tokiu atveju užtikrinamas visas specialistų spektras, tačiau nebūtina juos samdyti. Tokiomis ekstremaliomis situacijomis pranašumą įgyja didieji apskaitos, mokesčių, teisės paslaugų centrai, galintys paskirstyti pokyčių analizę skirtingiems specialistams.
Pastebėjome, kad jau pasibaigus karantinui išaugo vidutinių ir didelių įmonių susidomėjimas išorės buhalterijos galimybėmis. Tai gali būti susiję su tuo, kad, pasibaigus metiniams auditavimams, įmonės yra linkusios persvarstyti planus kitiems metams. Be to, karantinas tikriausiai paskatino ieškoti saugesnių, profesionalesnių alternatyvų, ne paskutinėje vietoje – ir vis didėjantis poreikis automatizuoti apskaitos procesus.
Net ir skeptikų tonas – švelnesnis
Vis tik vienas didžiausių lūžių apskaitos srityje – tai, kad net ir didžiausi skeptikai išmoko dirbti nuotoliniu būdu. Prieš karantiną dar galėjome girdėti pasisakymų, kad patogiausia ir saugiausia finansus tvarkyti įmonės viduje. Dabar šis tonas švelnėja – juk jau sužinojome, kad įmonė gali ištuštėti, o samdomi specialistai lyg „Medikopterio“ komanda atsiras vietoje ir laiku, kai tik prireiks – nors ir per nuotolį nuleis lynus sušlubavusiems finansams gelbėti.
Siekiant užtikrinti, kad apskaitos darbai būtų sklandūs per nuotolį, buvo itin svarbu tinkamai paruošti ir aukščiausio saugumo priemonėmis aprūpinti IT sistemas. Didelis vaidmuo teko vidinei komunikacijai, darbuotojų perorientavimui dirbti nauju būdu ir jų motyvacijos palaikymui.
Dabar užsigrūdinome, pasimokėme, tikrinsime, ar visi priimti skubūs sprendimai pasiteisino. Rudenį, manau, pasitiksime atsparesni visais atžvilgiais.
