„Noewe“ verslo akademija: bendrovių finansų apskaitos galvosūkius padeda išspręsti šaltas protas ir sumanus procesų valdymas

Pandemija pertvarkė daugybę verslo procesų, pradedant nuotoliniu darbu, kur tik įmanoma, ir baigiant sudėtingais galvosūkiais – tokiais, kaip saugiai ir efektyviai tvarkyti įmonių apskaitą, kai besikeičiančioje aplinkoje sudėtingi procesai tapo dar sudėtingesni. Justina Beleckaitė, „Noewe“ įmonių grupei priklausančios UAB „Nordgain“ Finansų ir apskaitos paslaugų skyriaus komandos vadovė, pastebi – įtampos yra visur. Tačiau sumaniai žvelgiant į bendrovių valdymą, protingai planuojant, klaidų ir nesusipratimų galima išvengti. Įmonių finansininkams šiame etape tenka ypatingas vaidmuo.

Pandemija atėjo dar pavasarį, sukeldama pirmąjį šoką bendrovėms. Dabar padėtis kelia dar didesnį nerimą, kalbant apie viruso siautėjimą, tačiau įmonių aspektu – ar jos sugebėjo kažkaip prisitaikyti, išmokti greitas pamokas?

Šis laikotarpis lėmė daug įvairių, pokyčių įtampos visuose įmonių skyriuose, neišskiriant apskaitos padalinių. Įmonių finansininkams teko ypatingas vaidmuo, kuris anksčiau gal buvo kiek nublankęs ar „pasislėpęs“ kitų verslo funkcijų šešėlyje – dabar jie tapo tikrais ir nuolatiniais vadovų pagalbininkais. Kas, jei ne finansininkai, gali susigaudyti naujų mokestinių pakeitimų, lengvatų, paramos įmonėms labirintuose?

Finansininkams per šį laikotarpį teko teikti daugybę ataskaitų, vertinti įvairius įmonės veiklos rodiklius. Įmonės, į kurių finansų atsakomybės aprėptį įeina ir biudžeto procesai, nuolat matavo finansų „temperatūrą“ ir sudarinėjo biudžetus, įvertindamos galimas ekonomines atomazgas. Tai dažniausiai atliekama, taikant pesimistinę, realistinę ir optimistinę biudžetų versijas.

Pastebėjome, kad įmonės suskubo imtis sprendimų, susijusių su apskaitos procesais, kuriuos anksčiau atidėliodavo vėlesniam laikui. Labiausiai tai susiję su efektyvumu – per visą šį laikotarpį nuo kovo mėnesio iki pat dabar, įmonės aktyviai ieško sprendimų, kad procesai būtų kuo labiau automatizuoti.

Kokios įmonės patyrė daugiausia sunkumų? Ir kurios, sakykime, „praslydo“ lengviau?

Daug kas priklauso nuo sektoriaus. Yra verslų, kurie sunkumų praktiškai nepatyrė, netgi atvirkščiai – tarkime, elektroninei prekybai, logistikai sąlygos tapo netgi palankios. Tačiau dalis verslų mėgino tik išgyventi.

Didžiausių sunkumų patyrė įmonės, kurias labiausiai paveikė COVID-19 krizė. Tai – viešbučiai, restoranai, sporto klubai ir pan. Pačioje karantino pradžioje tikrai kilo chaosas, reikėjo skirti itin daug dėmesio vidiniams procesams, darbuotojams, ateities planams, sekti visas naujienas dėl subsidijų ir paramos galimybių. Neretai reikėjo visa tai susekti iš skirtingų šaltinių. Tuo laikotarpiu apskaitos specialistai ir finansininkai tapo dideliu ramsčiu verslui – padėjo dėlioti prognozes, scenarijus, piniginių srautų planus, pildyti paraiškas subsidijoms, mokesčių atidėjimams ir paskoloms.

Pagrindinės bendrovėms kilusios finansinės problemos buvo šios – arba visiškas pajamų kritimas, arba labai sudėtingas pinigų srautų valdymas dėl jų nesurinkimo. Nemažai šių smarkiai nukentėjusių verslų arba visiškai atleido darbuotojus, arba pasinaudojo prastovų subsidijomis ir siekė išlaikyti darbuotojus.  Kai kurios įmonės padarė ir skaudžių klaidų, bet labiau norėčiau pažymėti, kad verslas priėmė nemažai gerų ir teigiamų sprendimų, nors ir skausmingų.

Kai kas išliko ir bus svarbu turbūt visuomet: tai įvairių scenarijų dėliojimas – kaip elgtis versle, jei situacija pagerės, pablogės ar liks tokia pati. 

Įmonėms kilo daugybė klaustukų dėl to, kokias bendrovių išlaidas, patirtas apsaugant darbuotojus nuo užsikrėtimo rizikos, galima priskirti prie leidžiamų atskaitymų kaip būtinųjų darbo saugos ir darbuotojų apsaugos išlaidų. Ką šiuo atveju pataria jūsų ekspertai?

Vienintelis ir tiesiausias kelias – atsižvelgti į VMI išaiškinimą. Pagal jį, įmonėms, kurios savo darbuotojams apmoka tam tikras paslaugas, įsigyja tam tikras prekes ar leidžia naudotis įmonės turtu, siekiant užtikrinti darbuotojų saugumą, efektyvų darbo organizavimą, veiklos tęstinumą ir sklandumą dėl COVID-19 grėsmės, pajamų natūra nuostatos netaikomos.

Leidžiamiems atskaitymams gali būti priskiriamos: negrąžintos bilietų įsigijimo bei gyvenamojo ploto nuomos išlaidos, susijusios su neįvykusiomis komandiruotėmis, ar kitais renginiais, atšauktais siekiant apsaugoti darbuotojus nuo užsikrėtimo rizikos laikotarpiu. Taip pat – darbuotojų, kurie įprastai į darbą ir iš darbo keliauja viešuoju transportu, transportavimo į darbą įmonės turimais automobiliais išlaidos. Prie leidžiamų atskaitymų priskiriamos dezinfekavimo priemonių bei dezinfekavimo paslaugos įsigijimo išlaidos; izoliavimosi patalpų įrengimo ir visaverčių gyvenimo sąlygų sukūrimo darbuotojams, kurie sutinka izoliuotis įmonėje, siekiant užtikrinti įmonės veiklos tęstinumą, įskaitant ir darbuotojų maitinimo, išlaidos; darbuotojų, grįžusių iš komandiruočių užsienyje ir kuriems privaloma saviizoliacija, apgyvendinimo išlaidos;  kitos būtinosios darbo saugos ir darbuotojų apsaugos išlaidos.

Svarbu, kad tokios išlaidos būtų pagrįstos juridinę galią turinčiais dokumentais. Taip pat patartina įmonės vidaus tvarkoje nusimatyti, kokios paslaugos ar prekės ir kokias funkcijas atliekantiems darbuotojams (konkretiems ar visiems darbuotojams) jos bus apmokamos. Teisinga ir tvarkinga dokumentacija yra būtina sąlyga, norint patirtas sąnaudas priskirti leidžiamiems atskaitymams pelno mokesčio prasme ir išvengti (galimų) mokestinių rizikų.

VMI pateikti išaiškinimai ir pavyzdžiai, pastaruoju metu pateikti papildomi komentarai buhalteriams leidžia susiorientuoti dėl papildytos leidžiamų atskaitymų tvarkos.

Kiek rodo jūsų praktika – kiek aktyviai įmonės naudojasi tokiomis atskaitymų galimybėmis?

Šiais metais įmonės tikrai daug dėmesio ir resursų skiria darbuotojų saugumo užtikrinimui: apsirūpina apsaugos ir dezinfekcijos priemonėmis, dezinfekuoja darbo vietas ir patalpas, suteikia darbuotojams reikiamas priemones ir techninius sprendimus darbui iš namų. Turime pavyzdžių, kai įmonės, reaguodamos į situaciją, gana operatyviai stacionarius kompiuterius pakeitė nešiojamaisiais, pirko ausinių su mikrofonais komplektus garso ir vaizdo konferencijoms internetu, apsirašė vidines tvarkas ir procedūras, aktualias darbuotojams pandeminiu laikotarpiu.

Dar vienas aktualus niuansas – yra įmonių, kurios daug dėmesio skiria darbuotojų psichologinei būsenai, jų įsitraukimui, motyvacijai, darbo vietų namuose jaukumui užtikrinti ir jos taip elgiasi net suprasdamos, kad ne viską bus galima priskirti leidžiamiems atskaitymams pelno mokesčio prasme. Tokios įmonių pastangos itin aukštai vertintinos, turint galvoje, kaip karantinas ir ekstremalioji padėtis aukštyn kojomis verčia įprastą bendrovių gyvenimą ir kaip sunku išlaikyti darbuotojų darbo efektyvumą. Mūsų manymu, ir tokio pobūdžio „minkštosioms priemonėms“ skirtas išlaidas turėtų būti leista traukti į atskaitą pelno mokesčio prasme. Tai tiesiog VMI pasitikėjimo verslu klausimas, kurį išsprendus visiems kartu būtų lengviau išgyventi šį iššūkių pilną laikotarpį.

Straipsnis lrytas.lt.