„Noewe“ verslo akademija: efektyvesniam verslo procesų valdymui – automatizavimo ir skaitmeninimo sprendimai

Bendrovės, siekdamos efektyviau valdyti verslo procesus, ieško vis naujų sprendimų, kaip kuo geriau išnaudoti turimas technines galimybes. Tačiau kokią sistemą pasirinkti, kaip efektyviausiai išnaudoti jos galimybes ir kaip spręsti palaikymo klausimus kasdieninėje veikloje? Apie tai savo įžvalgomis dalijasi Vilius Degutis, įmonių grupei „Noewe“ priklausančios UAB „Nordgain“ procesų vadovas.

Vidinių įmonės procesų valdymas – visuomet reikšminga verslo dalis. Ar yra pastebimų pasikeitimų pandemijos laikotarpiu?

Kiekvienai įmonei vidinių procesų valdymas yra prioritetas, nes šie procesai susiję su visos organizacijos veiklos efektyvumu. Tačiau pandemijos laikotarpis išskirtinis, per jį dar labiau išryškėjo skaitmeninimo ir automatizavimo būtinybė. Verslas vis daugiau dėmesio skiria savo vidiniams apskaitos skyrių darbams, jų procesų peržiūrėjimui, naujų sistemų diegimui, migracijai į naujas programas, efektyvinimui bei automatizavimui.

Neretai įmonių vadovai procesų valdymą gan tiesmukai sieja su tam tikra sistema, kuri tarsi pati savaime turėtų išspręsti visus pasitaikančius kliuvinius. Tačiau tam, kad techninė dalis prisidėtų prie bendros verslo sėkmės, būtini tam tikri nuoseklūs sprendimai. Pirma, įmonė turėtų įsivertinti, ar jai šiuo metu reikalinga visiškai nauja verslo valdymo sistema. Kitu atveju galbūt pakanka peržiūrėti ir suefektyvinti esamas sistemas, išnaudojant lig šiol nepastebėtas technines galimybes ir užtikrinant efektyvesnę sistemų tarpusavio sąveiką. O jei esamų verslo valdymo sistemų priežiūra reikalauja daug laiko ar tapo per sudėtinga, šias funkcijas galima patikėti išorės koordinatoriams.

Kokiose srityse veikiančioms įmonėms gali būti ypač aktualus verslo procesų automatizavimas?

Procesų automatizavimas, efektyvus technologinių sprendimų įdarbinimas ypač aktualus finansų, apskaitos, žmogiškųjų išteklių valdymo ir personalo srityse. Patirtis rodo, kad, apgalvotai išnaudojant turimų sistemų funkcijas, galima palengvinti daugelį procesų, pavyzdžiui, personalo srityje galima automatizuoti atostogų, nuotolinio darbo, kito pobūdžio prašymų teikimą, darbo sutarčių sudarymą. Aktualu ir tai, kad finansinių ir buhalterinių paslaugų teikėjas gebėtų tuo pačiu metu teikti tokias modernias su procesų valdymu susijusias paslaugas, kaip darbo laiko apskaita ir personalo skyriaus darbas su buhalterija integruotoje sistemoje, pirkimų ir pardavimų procesų perkėlimas į modernią sistemą, kitų dokumentų ir procesų administravimas.

Kokiems iššūkiams įmonės turėtų būti pasiruošusios?

Su dideliais iššūkiais susiduria įmonės, apsisprendusios visiškai pakeisti turimą verslo valdymo sistemą. Sunkumai prasideda jau pasirinkimo ir vertinimo procese – siūlomų verslo valdymo sistemų gausa didžiulė, o vidaus procesai labai kompleksiški, taigi lengva pasiklysti ir procesų modernizavimo projekto neperkelti į įgyvendinimo fazę.

Be to, keliant įmonės procesus į naują sistemą, susiduriama su kompetencijų stygiumi – bendro išmanymo, kaip turėtų veikti naujoji sistema, dažniausiai neturi nei IT specialistas, vertinantis situaciją iš techninės pusės, nei buhalteris, kuriam rūpi galutinės funkcijos, nei vadovas.

Tai gana didelis skaudulys įmonėms, o šių problemų sprendimą gali palengvinti konsultacijos tų, kurie jau turi įsidiegę panašias sistemas, atsirinkę verslo procesams būtinas funkcijas ir sugeba platesniame, ne vien IT ar buhalteriniame, kontekste matyti diegiamos sistemos privalumus ir trūkumus. Paprasčiau tariant, šiuo atveju padėtų konsultantas – savotiškas „vertėjas“ tarp IT, buhalterijos ir vadovybės. Toks patarėjas padėtų įgyvendinti visą projektą, apibrėžti konkretaus verslo poreikius ir pritaikyti jiems procesus, įvardyti papildomas modernių sprendimų teikiamas galimybes.

Ką rekomenduotumėte toms įmonėms, kurios neturi galimybių pakeisti įsidiegtų sistemų, bet privalo jas palaikyti?

Jei tai su finansų ar apskaitos sritimi susijusios sistemos, jų palaikymui nepakanka vien IT išsilavinimo – būtinos ir kitos specifinės žinios. Beje, dažnai tam tikras sistemas įsidiegusios įmonės neišnaudoja turimų galimybių ir naudoja tik bazines funkcijas. Šiuo atveju taip pat padėtų išorinės konsultacijos, per kurias geriau perprantami buhalteriniai ir finansiniai įmonės procesai ir pasiūloma kūrybiškų sprendimų esamoje sistemoje.

Apibendrinant reikia pasakyti, kad į naujas sistemas besidairančios įmonės neturėtų šių pasirinkimų daryti aklai, pasikliaudamos vien IT specialistų patarimais ar kitų įmonių atsiliepimais – tam, kad sistema kiek įmanoma geriau atitiktų įmonės poreikius, būtų tinkamai išnaudojama ir pritaikyta verslo procesams, svarbu pasitelkti toje srityje jau esamas kompetencijas. Tik įsigilinus į verslo ir veiklos specifiką, išsiaiškinus ir perpratus verslo padalinių bei išorinių šalių poreikius, įmanoma rasti sisteminį sprendimą, galiausiai „atsilyginsiantį“ verslui didesniu efektyvumu.

Straipsnis Lietuvos ryte.