Verslo procesų automatizavimas: ateitis jau čia – ar mes pasiruošę?
Dabartiniai rinkos pokyčiai – tiek susiję su pandemija, tiek su apskritai globaliomis verslo valdymo tendencijomis – skatina bendroves kuo geriau išnaudoti turimas technines galimybes bei ieškoti naujų sprendimų, siekiant efektyviau valdyti verslo procesus. Iš pirmo žvilgsnio viskas paprasta – tereikia įsigyti reikalingą verslo valdymo sistemą, įsidiegti ir pirmyn. Tačiau sprendimams tampant vis išmanesniems, įmonėms kyla naujų galvosūkių – kokią sistemą pasirinkti, kaip, ją įsidiegus, efektyviausiai išnaudoti sistemos galimybes, pagaliau, kaip spręsti palaikymo klausimus kasdieninėje veikloje?
Vidinių įmonės procesų valdymas – visuomet reikšminga verslo dalis, kadangi tai susiję su visos organizacijos veiklos efektyvumu. Tačiau pandemijos laikotarpis – išskirtinis, jo metu dar labiau išryškėjo būtinybė įmonėms skaitmenizuotis ir automatizuotis. Verslas vis daugiau dėmesio skiria savo vidiniams apskaitos skyrių darbams, jų procesų peržiūrėjimui, naujų sistemų diegimui, migracijai į naujas programas, efektyvinimui bei automatizavimui.
Neretas atvejis, kad įmonių vadovai procesų valdymą gan tiesmukai sieja su tam tikra sistema, kuri tarsi pati savaime turėtų išspręsti visus veikloje pasitaikančius kliuvinius. Tačiau tam, kad techninė dalis prisidėtų prie bendros verslo sėkmės, būtini tam tikri nuoseklūs sprendimai. Pirma, įmonė turėtų įsivertinti, ar jai šiuo metu reikalinga visiškai nauja verslo valdymo sistema. Kitu atveju galbūt pakanka peržiūrėti esamas sistemas ir paversti jas efektyvesnėmis, išnaudojus lig šiol nepastebėtas technines galimybes bei užtikrinus efektyvesnę sistemų tarpusavio sąveiką. Taip pat, jei esamų verslo valdymo sistemų priežiūra reikalauja daug laiko ar tapo per daug sudėtinga, šias funkcijas galima patikėti išorės koordinatoriams.
Procesų automatizavimas, efektyvus technologinių sprendimų įdarbinimas ypač aktualus finansų, apskaitos, žmogiškųjų išteklių valdymo ir personalo srityse. Patirtis rodo, kad apgalvotai išnaudojant turimų sistemų funkcijas, galima palengvinti daugelį procesų įmonėje – pavyzdžiui, personalo srityje galima automatizuoti atostogų, nuotolinio darbo, kito pobūdžio prašymų teikimą, darbo sutarčių sudarymą. Aktualu ir tai, kad finansinių ir buhalterinių paslaugų teikėjas sugebėtų tuo pačiu metu teikti tokias modernias su procesų valdymu susijusias paslaugas, kaip darbo laiko apskaita ir personalo skyriaus darbas su buhalterija integruotoje sistemoje, pirkimų ir pardavimų procesų perkėlimas į modernią sistemą, kitų dokumentų ir procesų administravimas.
Su dideliais iššūkiais susiduria įmonės, kurios apsisprendžia visiškai pakeisti turimą verslo valdymo sistemą. Sunkumai prasideda jau pasirinkimo ir vertinimo procese – siūlomų verslo valdymo sistemų gausa didžiulė, o vidaus procesai labai kompleksiški, taigi lengva pasiklysti ir procesų modernizavimo projekto neperkelti į įgyvendinimo fazę.
Be to, keliant įmonės procesus į naują sistemą, susiduriama su kompetencijų stygiumi – bendro išmanymo, kaip turėtų veikti naujoji sistema, dažniausiai neturi nei IT specialistas, vertinantis situaciją iš techninės pusės, nei buhalteris, kuriam rūpi galutinės funkcijos, nei vadovas.
Tai gana didelis skaudulys įmonėms, o šių problemų sprendimą gali palengvinti konsultacijos tų, kurie jau turi įsidiegę panašias sistemas, atsirinkę verslo procesams būtinas funkcijas ir sugeba platesniame, ne vien IT ar buhalteriniame, kontekste matyti diegiamos sistemos privalumus ir trūkumus. Paprasčiau tariant, šiuo atveju padėtų konsultantas – savotiškas „vertėjas“ tarp IT, buhalterijos ir vadovybės. Toks patarėjas padėtų įgyvendinti visą projektą, apibrėžti konkretaus verslo poreikius ir pritaikyti jiems procesus, įvardinti papildomas modernių sprendimų teikiamas galimybes.
Kita procesų tobulinimo sritis – atvejai, kuomet įmonės jau turi įsidiegusios sistemas ir galbūt neturi galimybių jas keisti, tačiau privalo jas palaikyti. Jei tai su finansų ar apskaitos sritimi susijusios sistemos – jų palaikymui nepakanka vien IT išsilavinimo, būtinos ir kitos specifinės žinios. Beje, dažnas atvejis, kuomet tam tikras sistemas įsidiegusios įmonės neišnaudoja turimų galimybių ir naudoja tik bazines funkcijas. Šiuo atveju taip pat padėtų išorinės konsultacijos, kurių metu geriau perprantami buhalteriniai ir finansiniai įmonės procesai ir pasiūlomi kūrybiški sprendimai esamoje sistemoje.
Apibendrinant, į naujas sistemas besidairančios finansų ir apskaitos įmonės neturėtų šių pasirinkimų daryti aklai, pasikliaudamos vien IT specialistų patarimais ar kitų įmonių atsiliepimais apie būtent jų poreikiams tikusias sistemas – tam, kad sistema kiek įmanoma geriau atitiktų įmonės poreikius, būtų tinkamai išnaudojama ir pritaikyta verslo procesams, svarbu pasitelkti toje srityje jau esamas kompetencijas. Tik įsigilinus į verslo bei veiklos specifiką, išsiaiškinus ir perpratus verslo padalinių bei išorinių šalių poreikius, įmanoma rasti sisteminį sprendimą, kuris galiausiai „atsilygins“ verslui didesniu efektyvumu.
Straipsnis Verslo žiniose.
